Billo – Allmänna villkor för förmedlingstjänsten

Gäller från och med 2022-12-06 tills vidare

  1. Allmänt

    1. BILLO AB, org. nr 559138-6718, eller annat bolag inom samma koncern som BILLO AB (”Billo”), tillhandahåller en tjänst (”Förmedlingstjänsten”) som möjliggör digital förmedling av elektroniska meddelanden och försändelser (”E-försändelser”) från den part (” Meddelandeutställaren”) som har godkänt dessa allmänna villkor (”Allmänna Villkoren”) via distributörer som Meddelandeutställaren använder för att leverera E-försändelser (”Distributörer”) eller genom integration direkt av Meddelandeutställaren till användare som har ett godkänt konto med en digital brevlåda registrerad hos Billo (”Användare”). Billo och Meddelandeutställaren benämns nedan var för sig ”Part” eller ”Parten” och gemensamt för ”Parterna”.

    2. Genom godkännande av dessa Allmänna Villkor ges Meddelandeutställaren möjlighet använda Förmedlingstjänsten genom att förmedla E-försändelser via Distributörer eller direktintegration till Användare.

    3. Dessa Allmänna Villkor gäller för Meddelandeutställarens användning av Förmedlingstjänsten oavsett om Meddelandeutställaren ansluter till Billo genom direktintegration eller genom integration som tillhandahålls av Distributör eller annan tredje part.

  2. Tillhandahållande av Förmedlingstjänsten

    1. Förmedlingstjänsten tillhandahålls till Meddelandeutställaren under förutsättningen att Meddelandeutställaren har godkänt och uppfyller samtliga åtaganden enligt dessa Allmänna Villkor.

    2. Meddelandeutställaren är införstådd med och accepterar att en Användare kan anmäla till Billo att Användaren inte längre önskar ta emot E-försändelser från Meddelandeutställaren.

  3. Användning av Förmedlingstjänsten

    1. Meddelandeutställaren ska använda Förmedlingstjänsten för de ändamål och i den utsträckning som anges i dessa Allmänna Villkor och endast i Meddelandeutställarens egen verksamhet. Meddelandeutställaren får således inte låta tredje man använda Förmedlingstjänsten. Meddelandeutställaren är skyldig att vid användningen av Förmedlingstjänsten iaktta eventuella ordningsregler och instruktioner som Billo från tid till annan meddelar samt gällande lagar, regler, myndighetsbeslut och allmänt accepterade etiska och moraliska värderingar. 

    2. Meddelandeutställaren får endast använda Förmedlingstjänsten för att skicka E-försändelser till Användare som Meddelandeutställaren har en kundrelation till eller ett anställningsförhållande med. Meddelandeutställaren får, efter särskild överenskommelse, dock skicka lönespecifikationer eller andra E-försändelser via Förmedlingstjänsten till anställda eller kunder som ännu inte är Användare (”Annan Mottagare”). Billo lagrar då E-försändelserna på uppdrag av Meddelandeutställaren i syfte att kunna förmedla dem vid en senare tidpunkt när sådan Annan Mottagare blivit Användare.

    3. Meddelandeutställaren förbinder sig att inte använda Förmedlingstjänsten på sådant sätt att Billo, Användare eller annan drabbas av olägenhet eller skada. Meddelandeutställaren får således inte förmedla E-försändelser via Förmedlingstjänsten som t.ex. gör intrång i tredje parts rättigheter, eller som kan uppfattas som stötande eller förargelseväckande såsom framställningar med hatiskt, hotfullt eller pornografiskt innehåll eller som uppmanar till våldshandlingar eller hets mot folkgrupp.

    4. Meddelandeutställaren får inte använda Förmedlingstjänsten för att utfärda eller bekräfta en Användares identitet via Billos inloggning, s.k. ID-växling. ID-växling innebär att Meddelandeutställaren använder en säkerställd identitet, t.ex. via mobilt BankID, för att utfärda en ny identitet som kan användas självständigt t.ex. för inloggning.

    5. Meddelandeutställaren kan när som helst välja att sluta skicka E-försändelser via Förmedlingstjänsten.

  4. Pris och betalning

    1. Förmedlingstjänsten tillhandahålls mot en avgift. Avgifterna framgår av separat avtal mellan Meddelandeutställaren och Billo eller mellan Avsändaren och vald Distributör. 

  5. Felavhjälpning

    1. Felanmälan ska göras till en av Billo eller Distributören anvisad kanal för avsändarsupport.

    2. Innan felanmälan görs är Meddelandeutställaren skyldig att säkerställa att erforderlig rapportkörning av E-försändelsen har gjorts och att överföringen av E-försändelse till Förmedlingspunkten har skett.

  6. Behandling av personuppgifter

    1. Självständigt personuppgiftsansvar

      1. Vardera Part är självständigt personuppgiftsansvarig för sin respektive behandling av personuppgifter som är hänförlig till den del av Förmedlingstjänsten som avser förmedling av E-försändelser. Detta innefattar exempelvis (i) sådan behandling som görs av Meddelandeutställaren för vidareförmedling av E-försändelser via Distributörer (där sådan Distributör agerar personuppgiftsbiträde åt Meddelandeutställaren enligt separat avtal mellan Meddelandeutställare och en Distributör), eller (ii) behandling som sker för att kontrollera om en person är Användare genom kontroll mot Billos listor över Användare (vilket kan ske antingen direkt genom utlämnande via API eller i tillämpliga fall mot kundlistor som Distributörer tillfällig mellanlagrar i egenskap av Billos personuppgiftsbiträde). 

      2. Vardera Part ska för behandling enligt ovan implementera och upprätthålla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda sådana personuppgifter som behandlas. I övrigt ska vardera Part säkerställa att behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lag, inklusive Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679. Detta innefattar bl.a. en skyldighet att informera de registrerade om behandlingen samt rapportera personuppgiftsincidenter. 

      3. Parterna ska också i skälig omfattning samarbeta (a) vid förfrågningar från registrerade gällande behandling hänförlig till Förmedlingstjänsten och (b) gällande information till behörig tillsynsmyndighet eller annan tredje part. 

      4. För övrig behandling, dvs. i första hand mottagande av E-försändelser, är Billo personuppgiftsbiträde åt Meddelandeutställaren. 

    2. Allmänt om behandlingsvillkoren 

      1. Med undantag för vad som gäller för självständigt personuppgiftsansvar i punkt 6.1 gäller villkoren i denna punkt 6 (”Behandlingsvillkor”) för behandling av personuppgifter av Billo (som personuppgiftsbiträde) för Meddelandeutställarens (som personuppgiftsansvarig) räkning vid mottagande av E-försändelser enligt de Allmänna Villkoren. Om Parterna identifierar någon ytterligare behandling där den ena Parten behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde än den som beskrivs häri ska Behandlingsvillkoren kompletteras i denna del. 

      2. Vid motstridigheter mellan Behandlingsvillkoren och villkoren i de Allmänna Villkoren i övrigt, ska Behandlingsvillkoren äga företräde i frågor som gäller behandling av personuppgifter. 

      3. Begreppen ”personuppgiftsansvarig”, ”registrerad”, ”personuppgifter”, ”personuppgiftsincident”, ”personuppgiftsbiträde”, och ”tillsynsmyndighet” har de betydelser som tillskrivs dem i alla lagar, direktiv, förordningar, beslut eller vägledningar gällande dataskydd, integritet och säkerhet från tillsynsmyndigheter som är tillämpliga på behandling av personuppgifter som sker i enlighet med dessa Behandlingsvillkor, inklusive förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (”GDPR”), lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning samt alla andra tillämpliga EU- eller medlemsstatsdataskyddsföreskrifter, och alla ersättande versioner därav, som är tillämpliga från tid till annan under dessa Behandlingsvillkors giltighetstid (”Tillämplig Dataskyddslagstiftning”). 

      4. Övriga begrepp som används i dessa Behandlingsvillkor men som inte definierats ska ha den betydelse som framgår av Tillämplig Dataskyddslagstiftning.

    3. Föremål, art och ändamål för behandlingen

      1. Ändamål: Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att Billo ska kunna tillhandahålla Förmedlingstjänsten genom mottagande av E-försändelser från Meddelandeutställare till Användare. I tillämpliga fall kan behandling ske i syfte att även lagra E-försändelser till Annan Mottagare fram tills denna blir ansluten en Användare.

      2. Kategorier av registrerade: Kategorierna av registrerade utgörs av Användare, eller när tillämpligt Annan Mottagare. 

      3. Kategorier av personuppgifter: Billo kommer att behandla uppgifter som förekommer i E-försändelser, vilket kan innefatta namn, adress, avsändare etc. samt innehåll.

      4. Behandlingens varaktighet: Billo kommer att behandla personuppgifter så länge som det är nödvändigt för tillhandahållandet av Förmedlingstjänsten, vilket typiskt sett är från mottagande fram tills meddelandet är förmedlat till Användaren. 

    4. Meddelandeutställarens allmänna skyldigheter 

      1. Meddelandeutställaren ska ha och bibehålla kontrollen och ansvaret över personuppgifterna och förblir ansvarig för efterlevnaden av dess skyldigheter i enlighet med Tillämplig Dataskyddslagstiftning, inklusive eventuella tillhandahållanden av erforderlig information till registrerade samt inhämtande av erforderliga samtycken, samt för de instruktioner som ges till Billo. Meddelandeutställaren garanterar att Billos behandling av personuppgifter i enlighet med Meddelandeutställarens instruktioner inte är i strid med sådan Tillämplig Dataskyddslagstiftning eller annan tillämplig lag. 

      2. Meddelandeutställaren, som personuppgiftsansvarig, ansvarar för att en giltig legal grund i enlighet med vid var tid Tillämplig Dataskyddslagstiftning (t.ex. GDPR) finns för behandlingen av E-försändelser i Förmedlingstjänsten. 

    5. Billos allmänna skyldigheter 

      1. Billo ska inom ramen för sina skyldigheter såsom personuppgiftsbiträde:

        (a) endast behandla personuppgifter i enlighet med dokumenterade instruktioner från Meddelandeutställaren, om inte annat krävs av tillämplig lag. I sådant fall ska Billo informera Meddelandeutställaren om sådana rättsliga krav innan behandling sker, såvida sådan information inte är förbjuden med hänvisning till ett viktigt allmänintresse. Parterna är överens om att dessa Behandlingsvillkor samt de Allmänna Villkoren utgör Meddelandeutställarens dokumenterade instruktion gällande Billos behandling av personuppgifter;

        (b) informera Meddelandeutställaren om Billo anser att en instruktion riskerar att bryta mot Tillämplig Dataskyddslagstiftning och invänta Meddelandeutställarens vidare instruktioner. Om avsaknaden av instruktioner medför att den Billo riskerar att bryta mot Tillämplig Dataskyddslagstiftning ska Billo, i avvaktan på besked från Meddelandeutställaren, ha rätt att vidta korrigerande åtgärder i syfte att säkerställa regelefterlevnad; 

        (c) inte lämna ut personuppgifter eller annan information gällande behandlingen av personuppgifter till tredje part eller registrerad, om inte så efterfrågas av Meddelandeutställaren. Om en registrerad, en tillsynsmyndighet eller annan tredje part gör en förfrågan gällande Billos behandling av personuppgifter, ska Billo hänvisa till Meddelandeutställaren. För det fall Billo enligt tillämplig lag är skyldig att lämna ut personuppgifter som Billo behandlar för Meddelandeutställarens räkning, ska Billo vara skyldig att genast informera Meddelandeutställaren om detta i den utsträckning det är tillåtet under tillämplig lag;

        (d) säkerställa att adekvata kontraktuella skyldigheter gällande konfidentialitet och säkerhet implementeras i förhållande till sina anställda som har givits behörighet att behandla personuppgifter;
        (e) med beaktande av den senaste tekniska utvecklingen på området, kostnaderna för implementering samt art, omfattning, kontext och ändamål med personuppgiftsbehandlingen, såväl som risker av varierande sannolikhet och allvar för fysiska personers fri- och rättigheter, implementera lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna i enlighet med Tillämplig Dataskyddslagstiftning; 

        (f) med beaktande av personuppgiftsbehandlingens art, assistera Meddelandeutställaren genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, så långt som det är möjligt, för uppfyllandet av Meddelandeutställarens skyldigheter att besvara registrerades förfrågningar gällande utövandet av dessas rättigheter i enlighet med kapitel III i GDPR;

        (g) med beaktande av personuppgiftsbehandlingens art och den information som finns tillgänglig, assistera Meddelandeutställaren med att säkerställa efterlevnad med dess skyldigheter att implementera och upprätthålla egna säkerhetsåtgärder samt att utföra konsekvensbedömningar avseende uppgiftsskydd och konsultationer med tillsynsmyndigheter i enlighet med artikel 32, 35 samt 36 i GDPR; 

        (h) utan onödigt dröjsmål skriftligen informera Meddelandeutställaren efter att ha fått vetskap om eventuell oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, ändring, obehörig utlämnande av, eller tillgång till personuppgifter (personuppgiftsincident), och tillhandahålla Meddelandeutställaren all information som krävs enligt artikel 33.2 i GDPR. Om det inte är möjligt att tillhandahålla Meddelandeutställaren all information samtidigt, får informationen tillhandahållas i omgångar utan oskäligt dröjsmål. Om Meddelandeutställaren ska informera de registrerade om personuppgiftsincidenten i enlighet med artikel 34 i GDPR kommer Billo assistera Meddelandeutställaren med detta; och 

        (i) beroende på vad Meddelandeutställaren väljer, utan oskäligt dröjsmål vid de Allmänna Villkorens upphörande, radera eller återlämna alla personuppgifter till Meddelandeutställaren i sedvanligt och maskinläsbart format, samt radera existerande kopior såvida inte tillämplig lag fordrar att Billo lagrar personuppgifterna. 

    6. Underbiträden

      1. Billo har rätt att anlita andra personuppgiftsbiträden (”Underbiträden”) för behandlingen för Meddelandeutställarens räkning i anslutning till tillhandahållandet av Förmedlingstjänsten till Meddelandeutställaren, under förutsättning att Billo: 

        (a) informerar Meddelandeutställaren om avsedda förändringar gällande anlitande eller ersättande av Underbiträden med trettio (30) dagars skriftligt meddelande härom, och därigenom ge Meddelandeutställaren möjlighet att rikta skälig invändning mot sådana förändringar inom trettio (30) dagar från det datum då Billo informerat om sådana förändringar; och

        (b) ingår ett skriftligt avtal med Underbiträdet som innehåller väsentligen samma villkor som de som uppställs i dessa Behandlingsvillkor. 

      2. Om Meddelandeutställaren inte invänder mot anlitandet av Underbiträdet inom trettio (30) dagar från det att information mottagits, ska Meddelandeutställaren anses ha accepterat Underbiträdet. För det fall Meddelandeutställaren har riktat skälig invändning mot det nya Underbiträdet, och Parterna misslyckas med att överenskomma om en lösning inom rimlig tid, ska vardera Part ha rätt att säga upp de Allmänna Villkoren helt eller delvis med omedelbar effekt. Följande Underbiträde ska anses godkänd av Meddelandeutställaren: Binero AB.

      3. Billo ska vara fullt ansvarigt gentemot Meddelandeutställaren för det fall Underbiträde inte fullgör sina skyldigheter i fråga om dataskydd. 

    7. Tredjelandsöverföringar

      1. Om Billo överför personuppgifter till ett land utanför EU/EES som inte erkänns av Europeiska kommissionen för att ha en adekvat skyddsnivå i enlighet med GDPR ska Billo tillse att standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till tredjeländer i enlighet med EU-kommissionens genomförandebeslut 2021/914, eller senare ersättande versioner därav, ingåtts för sådan överföring eller att motsvarande lämpliga skyddsåtgärder eller grund för överföring finns på plats.

    8. Revision

      1. Billo ska ge Meddelandeutställaren tillgång till all information som krävs för att visa att de skyldigheter som uppställs i dessa Behandlingsvillkor fullgjorts, samt möjliggöra och bidra till revisioner, inklusive inspektioner, i sådan utsträckning det är nödvändigt, som utförs av Meddelandeutställaren eller av annan revisor som bemyndigats av Meddelandeutställaren och som inte utgör en direkt konkurrent till Billo. 

      2. Revisionen ska utföras under Billos kontorstider på ett sådant sätt som i minsta utsträckning stör den dagliga verksamheten hos Billo. 

      3. Meddelandeutställaren och/eller tredjepartsrevisorn ska innan sådan revision och på Billos förfrågan ingå lämpliga sekretessåtaganden som är godtagbara för Billo. 

      4. Vardera Part ska bära sina kostnader för revisionen. 

    9. Giltighetstid för Behandlingsvillkor 
      Dessa Behandlingsvillkor blir giltiga vid ingåendet av de Allmänna Villkoren och ska gälla så länge Billo behandlar personuppgifter för Meddelandeutställarens räkning.

    10. Övrigt 

      1. Billo har rätt till skälig ersättning från Meddelandeutställaren för de åtgärder Billo vidtar enligt dessa Behandlingsvillkor, i den mån sådana åtgärder kräver omfattande arbeten och resurser som Billo inte skäligen har kunnat räkna med att utföra utan särskild ersättning.

      2. Vardera Part ska vara ansvarig för administrativa sanktionsavgifter som påförs Parten och som är avsedda att straffa Parten för dess överträdelser av Tillämplig Dataskyddslagstiftning. Billos totala ansvar för hantering av personuppgifter är begränsat till ett belopp motsvarande det högsta av: (i) ett (1) prisbasbelopp enligt Socialförsäkringsbalken (2010:110); eller (ii) en (1) gånger den totala avgift som Meddelandeutställaren har erlagt till Billo under de närmast föregående tolv (12) månaderna för Förmedlingstjänsten. Ansvarsbegränsningen i denna punkt gäller inte i den mån skadan orsakas uppsåtligen eller av grov oaktsamhet. 

      3. Utöver vad som anges ovan kan Billo komma att samla in personuppgifter om Användare för egen räkning i samband med Användares användning av Billos tjänster och får använda personuppgifter som mottagits från Meddelandeutställaren. Beträffande sådana personuppgifter är Billo att betrakta som personuppgiftsansvarig och ansvarar för att sådana personuppgifter behandlas enligt tillämplig lag.

  7. Immateriella rättigheter

    1. Samtliga rättigheter, innefattande men inte uteslutande alla immateriella rättigheter, till Förmedlingstjänsten samt däri ingående tekniska lösningar, programvaror och annat material däri som Billo tillhandahåller tillkommer dess rättighetsinnehavare eller underleverantörer och är skyddade enligt lag.

    2. Meddelandeutställaren erhåller under dessa Villkors giltighetstid en icke exklusiv rätt att nyttja Förmedlingstjänsten i enlighet med de begränsningar som följer av dessa Allmänna Villkor.

    3. Meddelandeutställaren äger inte rätt att kopiera, översätta, modifiera eller dekompilera Förmedlingstjänsten eller företa s.k. reverse engineering, såvida inte sådan rätt ges genom tvingande lag. Om Meddelandeutställaren i det specifika fallet anser att sådan rätt ges genom tvingande lag är Meddelandeutställaren skyldig att informera Billo om detta samt uppge laglig grund.

    4. Godkännande av dessa Allmänna Villkor innebär inte att upphovsrätt eller andra immateriella rättigheter överlåts till Meddelandeutställaren.

  8. Ändringar

    1. Billo strävar efter att fortlöpande utveckla och förbättra Förmedlingstjänsten. Billo förbehåller sig därför rätten att löpande introducera nya tjänster och funktioner och i övrigt vidta de förändringar i och uppdateringar av Förmedlingstjänsten som Billo finner nödvändiga. Sådana ändringar ska dock inte innebära att Förmedlingstjänstens säkerhet försämras.

    2. Eventuella ändringar av dessa Allmänna Villkor meddelas Meddelandeutställaren senast en (1) månad innan ändringen träder ikraft.

    3. Oaktat vad som i övrigt anges i detta avsnitt 8 kan förändringar i och uppdateringar av Förmedlingstjänsten och/eller ändringar av de Allmänna Villkoren omedelbart vidtas om dessa ändringar föranletts av lag, förordning, myndighetsinstruktion eller myndighetsbeslut.

  9. Ansvar

    1. Meddelandeutställaren ansvarar för innehållet i E-försändelser som förmedlas från Meddelandeutställaren till Användare genom Förmedlingstjänsten. 

    2. Billo ansvarar inte för eventuell information och elektroniska dokument, innefattande men inte uteslutande E-Försändelser, som överförs från Användare till Meddelandeutställaren, eller för eventuella åtgärder som vidtas av Användare inom ramen för tjänster som tillhandahålls av Meddelandeutställaren. Detta är Användarnas respektive Meddelandeutställarens ansvar.

    3. Meddelandeutställaren ansvarar för att denne har rätt att förmedla de E-försändelser som Meddelandeutställaren förmedlar via Förmedlingstjänsten och att Meddelandeutställaren har lämnat fullgod information om detta till varje Användare enligt tillämplig lag.

    4. Om Meddelandeutställaren skickar lönespecifikationer eller andra E-försändelser enligt särskild överenskommelse med Billo via Förmedlingstjänsten, ansvarar Meddelandeutställaren även för att informera Annan Mottagare om förutsättningarna för att aktivera sig och därmed kunna mottaga E-försändelser via Förmedlingstjänsten, inklusive men inte begränsat till, att den anställde eller kunden behöver aktivera en digital brevlåda hos Billo enligt separat användaravtal mellan Annan Mottagare och Billo.

  10. Uppsägning
    För det fall Meddelandeutställaren använder Förmedlingstjänsten i strid med dessa Allmänna Villkor eller om Meddelandeutställaren i annat fall bryter mot sina åtaganden i dessa Allmänna Villkor, har Billo rätt att omedelbart stänga av Meddelandeutställarens åtkomst till Förmedlingstjänsten och med omedelbar verkan säga upp dessa Allmänna Villkor.

  11. Villkorstid

    Dessa Allmänna Villkor träder ikraft vid godkännande av Meddelandeutställaren och gäller tillsvidare.

  12. Lagval och tvistlösning

    1. Svensk lag ska tillämpas på dessa Allmänna Villkor.

    2. Tvister som uppstår i anledning av de Allmänna Villkoren ska slutligt avgöras genom skiljedomsförfarande administrerat av Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut (”SCC”). Regler för Förenklat Skiljeförfarande ska tillämpas om inte SCC med beaktande av målets svårighetsgrad, tvisteföremålets värde och övriga omständigheter bestämmer att skiljedomsregler ska tillämpas. I sistnämnda fall ska SCC också bestämma om skiljenämnden ska bestå av en eller tre skiljemän. Skiljeförfarandets säte ska vara Stockholm.